Pressemitteilung

2KS Cloud Services erhält erstes TR-​RESISCAN-​Zertifikat für mobilen Scanprozess

Abrechnung steuerbegünstigter Sachbezüge mit Smartphone-​App trebono wird rechtssicher

Bonn, 21. Mai 2019. Dem Scan­prozess tre­bono Cloud Ser­vices ist vom Bun­de­samt für Sicher­heit in der Infor­ma­tion­stech­nik (BSI) die Kon­for­mität mit der Tech­nis­chen Richtlin­ie Erset­zen­des Scan­nen (TR-RESISCAN) bestätigt wor­den. Das entsprechende Zer­ti­fikat hat der Her­steller 2KS Cloud Ser­vices heute auf dem 16. Deutschen IT-​Sicherheitskongress in Bonn erhal­ten. tre­bono wird darin die Ein­hal­tung der stren­gen Anforderun­gen der TR-03138 des BSI bescheinigt. Dadurch besitzen mit dem Mobil­gerät abfo­tografierte und dig­i­tal gespe­icherte Belege Beweiskraft und müssen nicht mehr zusät­zlich in Papier­form auf­be­wahrt wer­den. So kön­nen steuer­begün­stigte Sach­bezüge rechtssich­er anhand der tat­säch­lichen Belege abgerech­net wer­den, ohne zusät­zlichen Ver­wal­tungsaufwand im Unternehmen zu verursachen.

„Ab sofort kann jed­er Besitzer eines Smart­phones unter­wegs anfal­l­ende Papier­belege rechtssich­er erfassen und archivieren. Das eröffnet voll­ständig neue Möglichkeit­en für den dig­i­tal­en Doku­menten­work­flow“, sagt Jörg Klin­gler, Geschäfts­führer der 2KS Cloud Ser­vices GmbH. Die Abrech­nung von Sach­bezü­gen mit tre­bono sieht er als ein gutes Beispiel dafür. „Aktuell mehren sich die Zeichen aus dem Bun­des­fi­nanzmin­is­teri­um, dass die großzügige Anerken­nung von Gutschein- oder Karten­sys­teme bald ein Ende find­en dürfte. Mit der dig­i­tal­en Erfas­sung der Belege in der Cloud kön­nen Arbeit­ge­ber und Arbeit­nehmer jedoch auch weit­er­hin erhe­blich profitieren.“

Unternehmen, die tre­bono nutzen wollen, ste­ht dazu die ganze Band­bre­ite der steuer- und abgaben­freien Zusat­zleis­tun­gen offen, die das deutsche Einkom­men­steuer­recht vor­sieht. Hierzu zählen die gängi­gen Mod­elle wie dig­i­tale Essens­marke, ein­fach­er Sach­bezug oder Jobtick­et eben­so wie der weniger geläu­fige Inter­netkosten­zuschuss, Handykosten­zuschuss oder Kita-​Kostenzuschuss. Aber auch die Erhol­ungs­bei­hil­fe, Anmi­etung von Wer­be­flächen auf dem pri­vat­en PKW oder der „große“ Sach­bezug nach §37b EstG sind möglich. Egal ob ein­ma­lig oder regelmäßig lassen sich so zusät­zliche Lohnbe­standteile real­isieren, die als Bonus wirk­lich beim Arbeit­nehmer ankom­men – sog­ar bei einem 450€-Mini-Job.

„Für TR-​RESISCAN-​konformes Scan­nen standen den Unternehmen bis­lang auss­chließlich sta­tionäre Ver­fahren zur Ver­fü­gung“, weiß Stephan Van­berg, Geschäfts­führer von FP Mentana-​Claimsoft, einem Unternehmen der FP, das den Zer­ti­fizierung­sprozess unter­stützt hat. „Umso mehr freuen wir uns, dass wir mit unser­er Beratungsleis­tung Teil der ersten erfol­gre­ichen Zer­ti­fizierung eines mobilen Scan­prozess­es sein kon­nten.“ Der zer­ti­fizierte Prozess ver­sieht jeden einges­can­nten Beleg in der App mit ein­er Prüf­summe, bevor er diesen an die Cloud schickt. Wahlweise kann der Beleg zusät­zlich elek­tro­n­isch sig­niert wer­den, um die Sicher­heit weit­er zu erhöhen. Weit­er­ver­ar­beitung und Archivierung erfol­gen in jedem Fall erst, nach­dem die Integrität anhand der Prüf­summe sichergestellt wurde. Somit ist von der Auf­nahme mit dem Smart­phone bis zur endgülti­gen Spe­icherung in der Cloud keine Manip­u­la­tion der Belege möglich, die dig­i­tal­en Doku­mente ver­fü­gen über dieselbe Beweiskraft wie die Orig­i­nal­belege. „Mit der erfol­gre­ichen Zer­ti­fizierung ist ein weit­er­er Meilen­stein der rechtssicheren Dig­i­tal­isierung erre­icht wor­den“, bestätigt Jawad Ahmad vom BSI.

Mit­tel­fristig sollen die Anwen­dungs­fälle im Unternehmen keineswegs auf die Abrech­nung von Sach­bezü­gen beschränkt bleiben. „Schon heute kann tre­bono nicht nur Quit­tun­gen erfassen, son­dern beliebige Doku­mente mit­samt ihren Revi­sio­nen, Genehmi­gun­gen und son­sti­gen Ver­ar­beitungss­chrit­ten unter­stützen“, betont Klin­gler. „Wir freuen uns über kreative Köpfe, die ihre Branchen­lö­sun­gen durch unsere mobilen Work­flows aufw­erten wollen!“

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Über 2KS Cloud Services

2KS Cloud Ser­vices hat als erstes Unternehmen eine rechtssichere Cloud-​Plattform für belegerset­zen­des Scan­nen mit dem Smart­phone real­isiert. Die darauf basierende Lösung tre­bono (www​.tre​bono​.de) bietet mit­tel­ständis­chen Arbeit­ge­bern direkt ein­set­zbare Mod­ule für Lohnbe­standteile, die steuer- und abgaben­frei ankom­men. Mit diesem Bonus trägt tre­bono erhe­blich zu Mitar­beit­er­mo­ti­va­tion und ‑bindung bei. Im Gegen­satz zu ein­fachen Gutschein- oder Karten­sys­te­men kön­nen sämtliche Vorteile des deutschen Einkom­men­steuer­rechts genutzt wer­den. Für die Unternehmen ent­fall­en Liq­uid­itäts­bindung und Prü­fungsrisiken, automa­tis­che rechtssichere Doku­men­ta­tion und Abrech­nung reduzieren den Aufwand nahezu auf null.

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